De medisch specialisten in het ZRT worden op vakgroepniveau en op individueel niveau beoordeeld. De evaluatie op vakgroepniveau vindt plaats door een jaarlijks vakgroepgesprek met de RvB en Bestuur Medische Staf en de vijf-jaarlijkse visitatie door de wetenschappelijke vereniging. Op individueel niveau is er het tweejaarlijkse IFMS-gesprek en een jaarlijkse bespreking van het functioneren van de medisch specialist door de medisch vakgroepmanager en de manager van de zorgeenheid. De module richt zich op het voeren van deze jaargesprekken en is bedoeld voor vakgroep- en zorgmanagers.
In dit gesprek worden het gedrag, de professionele groei en de klinische resultaten van de medisch specialist besproken met als doel te komen tot verbetering van het functioneren en daarmee van de kwaliteit van zorg in het ziekenhuis. Insteek van dit gesprek is een open gesprek op basis van gelijkwaardigheid. Hierbij wordt gebruik gemaakt van data en een vergelijking van resultaten van collega’s binnen de vakgroep, binnen het ziekenhuis én buiten het ziekenhuis. Het gesprek wordt uitgevoerd aan de hand van een formulier.
De jaargesprekken zijn een nieuw fenomeen en kunnen voor de vakgroepmanagers en managers van de zorgeenheid vraagstukken en/of spanningen met zich meebrengen. Dat komt aan de ene kant door het formele karakter ervan, het is geen vrijblijvend gesprek, en aan de andere kant door de onwennige verhouding en communicatieve situatie waarin de deelnemers aan het gesprek zich zullen bevinden. Voorbeelden van deze vraagstukken of spanningen zijn:
-Hoe bewaak ik de objectiviteit in het gesprek?
-Hoe spreek ik de collega aan waarbij de boodschap overkomt en het gesprek een constructief karakter behoudt?
-Hoe ga ik om met een collega die de strijd aangaat, ontkent, de bal bij ons of bij anderen legt, ja-maar zegt, maar ook met collega’s die de schouders ophalen of nauwelijks reageren?
-Hoe zorg ik ervoor dat onze relatie niet op het spel wordt gezet?
-Hoe spreek ik waardering uit?
-Hoe formuleer ik concrete, realistische afspraken ter verbetering en hoe kunnen deze worden geborgd?
-Hoe houd ik de vervolggesprekken fris, terwijl herhaling van zetten onvermijdelijk is?
Deze voorbeelden kunnen leiden tot een stroef lopend gesprek of een gesprek dat eerder lijkt op een verplicht nummer dan op een opbouwend ‘onderhoudsmoment’. De jaargesprekken hebben immers vooral een preventief karakter en zoomen niet alleen in op wat er niet goed gaat maar ook op wat er wel goed gaat.
De opbouw van de module is als volgt:
*Inleiding over het doel van de gesprekken en hun plaats in het evaluatiebeleid van het ziekenhuis.
*Doornemen van de procedure vooraf, tijdens en na afloop van het gesprek en bespreken van het gespreksformulier.
*Vaststellen van de factoren die zorgen voor een succesvol verloop van het gesprek.
*Inventariseren van de vraagstukken en wensen van de deelnemers. Deze staan in het vervolg van de workshop centraal.
Met behulp van een ervaren trainingsacteur wordt geoefend in de techniek van de gesprekken. Uitleg en oefening wisselen elkaar af en iedere deelnemer wordt op maat bediend, zodat hij/zij zich geholpen weet en met de opgedane kennis en vaardigheden daadwerkelijk in de praktijk aan de slag kan.